Pengawasan merupakan suatu kegiatan
yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan
rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi
penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang
diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani
Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
1.
penetapan standar pelaksanaan
2.
penentuan pengukuran pelaksanaan
kegiatan;
3.
pengukuran pelaksanaan kegiatan
nyata;
4.
pembandingan pelaksanaan kegiatan
dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
5.
pengambilan tindakan koreksi, bila
diperlukan.
Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan
saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya,
sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan
demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara
berbagai fungsi manajemen.
Fungsi Pengawasan:
Yaitu suatu proses untuk menetapkan
pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan
pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
TAHAPAN-TAHAPAN PROSES PENGAWASAN
1.
Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran,
kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam
pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a.
standar phisik
b.
standar moneter
c.
standar waktu
2.
Tahap Penentuan Pengukuran
Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas
pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3.
Tahap Pengukuran Pelaksanaan
Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang
dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian, dan
sampel.
4.
Tahap Pembandingan Pelaksanaan
dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab
terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga
digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5.
Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya
terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
BENTUK-BENTUK PENGAWASAN
a.
Pengawasan Pendahulu (feeforward
control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi
penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan
terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan
informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau
perkembangan tujuan.
b.
Pengawasan Concurrent (concurrent
control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana
suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum
kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
c.
Pengawasan Umpan Balik (feedback
control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan
yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau
tidak sesuai dengan standar.
Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan
yang baik, yakni :
« Pengawasan
harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
« Pengawasan
harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
« Pengawasan
harus mempunyai pandangan ke depan.
« Pengawasan
harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan.
« Pengawasan
harus luwes atau fleksibel.
« Pengawasan
harus serasi dengan pola organisasi.
« Pengawasan
harus ekonomis.
« Pengawasan
harus mudah dimengerti.
« Pengawasan
harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
Tujuan dilaksanakan pengawasan
adalah :
ª Untuk
menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.
ª Untuk
memecahkan masalah
ª Untuk
mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
ª Untuk
membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan.
ª Untuk
mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar